Ética y Cumplimiento

La ética y el cumplimiento constituyen pilares fundamentales del enfoque de Compras Responsables. En un contexto en el que las cadenas de suministro son cada vez más globalizadas y complejas, los riesgos de corrupción, fraude o conflictos de intereses son reales y pueden perjudicar gravemente la reputación y el desempeño de las empresas. Adoptar prácticas éticas y de cumplimiento implica no solo respetar las leyes y reglamentos vigentes, sino también instaurar una cultura de integridad en el seno de la organización y de su cadena de valor.

En este artículo, definiremos los principales retos vinculados a la ética y al cumplimiento en las Compras, precisaremos los referenciales y los dispositivos de control, y presentaremos las buenas prácticas para construir un clima de confianza y transparencia con los proveedores y las partes interesadas internas.

¿Por qué son esenciales la ética y el cumplimiento en las Compras?

Preservar la reputación y la imagen de la empresa

• Los casos de corrupción, fraude o conflictos de intereses pueden acarrear sanciones financieras, legales y mediáticas, que pueden afectar gravemente la notoriedad de una empresa.
• Más allá del riesgo jurídico, un fallo ético puede erosionar la confianza de clientes, inversores y empleados.

Reducir los riesgos financieros y operativos

• El incumplimiento de la reglamentación (leyes anticorrupción, Sapin II, UK Bribery Act, FCPA, etc.) puede traducirse en sanciones pesadas y en un acceso limitado a ciertos mercados.
• Las prácticas fraudulentas pueden falsear la competencia, generar sobrecostes y afectar la calidad y fiabilidad del aprovisionamiento.

Reforzar la confianza con las partes interesadas

• Los clientes y mandantes están cada vez más atentos a la ética en la cadena de suministro.
• Un clima de confianza y de transparencia facilita la colaboración y la innovación con los proveedores, y atrae y fideliza talentos en el seno de la función Compras.

Alinearse con los estándares internacionales

• Las cuestiones de ética y cumplimiento están vinculadas a normas y referenciales cada vez más reconocidos (ISO 37001 para los sistemas de gestión anticorrupción, por ejemplo).
• Integrar estos estándares permite a la empresa inscribirse en un enfoque de mejora continua y posicionarse como un actor ejemplar en su mercado.

Principales riesgos éticos y de cumplimiento en la función Compras

Corrupción y sobornos

• Riesgo de que compradores o directivos de la empresa acepten ventajas indebidas (dinero, regalos, viajes) a cambio de la adjudicación de contratos o de condiciones más favorables.
• A la inversa, la empresa puede ser acusada de corrupción si ofrece sobornos a socios o agentes públicos.

Conflictos de intereses

• Situación en la que un colaborador (comprador, prescriptor) tiene un interés personal (financiero, familiar, etc.) que puede influir en sus decisiones profesionales.
• Por ejemplo, trabajar con un proveedor gestionado por un allegado o poseer participaciones en la empresa de un proveedor.

Fraude y desvío de fondos

• Posibilidad de manipular un procedimiento de puesta en competencia para favorecer a un proveedor, o permitir que varios proveedores se concierten para fijar los precios.
• Estas prácticas sesgan la competencia y exponen a la empresa a un riesgo legal y financiero.

Incumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias

• No conformidad con las leyes anticorrupción (Sapin II en Francia, FCPA en EE. UU., UK Bribery Act en el Reino Unido, etc.).
• Incumplimiento de la legislación en materia de derecho laboral, medio ambiente o salud y seguridad en los emplazamientos de producción de los proveedores.

Implementar un dispositivo de ética y cumplimiento en las Compras

Elaborar un Código de conducta o una Carta ética

• Compromiso formal: definir los principios y valores que promueve la empresa (integridad, lealtad, transparencia, respeto).
• Ámbito de aplicación: se aplica a todos los colaboradores, incluidos compradores, prescriptores y proveedores.
• Comunicación y formación: difundir ampliamente el código de conducta, organizar sesiones de sensibilización y exigir la adhesión de los proveedores estratégicos.

Implementar procedimientos de control interno

• Separación de tareas: evitar que un mismo colaborador pueda iniciar, validar y ejecutar un gasto.
• Validación jerárquica: definir niveles de delegación, en particular para las compras superiores a un determinado umbral.
• Auditoría regular: verificar la eficacia de los procedimientos, la aplicación de las reglas y la conformidad de las operaciones de Compras.

Gestionar y prevenir los conflictos de intereses

• Declaración de intereses: exigir a compradores y prescriptores la declaración de todo interés personal o familiar susceptible de afectar sus decisiones.
• Recurso a un referente ético: implementar un interlocutor o un comité independiente para tratar las situaciones de riesgo.
• Rotación de compradores: limitar la duración de la asignación sobre una misma categoría o un mismo proveedor para reducir los riesgos de colusión.

Lucha contra la corrupción y el fraude

• Cartografía de los riesgos: identificar los contextos geográficos y sectoriales más expuestos (países sensibles, sectores regulados, etc.).
• Formación dirigida: sensibilizar a los equipos de Compras sobre las técnicas de fraude y las señales de alerta (facturas dudosas, condiciones financieras anormales, etc.).
• Canales de alerta: implementar un dispositivo de whistleblowing (línea telefónica, plataforma en línea) que permita a colaboradores y proveedores señalar comportamientos inapropiados con confidencialidad.

Evaluación y pilotaje del cumplimiento de los proveedores

• Cláusula contractual ética: incluir en los contratos compromisos anticorrupción, de respeto de las reglas de competencia, de transparencia financiera, etc.
• Auditorías de cumplimiento: realizar o hacer realizar por terceros controles sobre el terreno, verificar la contabilidad de los proveedores, su política de regalos y hospitalidad, etc.
• Puntuación y seguimiento: actualizar regularmente el nivel de riesgo y de cumplimiento de los proveedores, establecer un plan de acción en caso de incumplimiento comprobado.

Normas, referenciales y buenas prácticas

Leyes y normativas

• Ley Sapin II (Francia): impone a las grandes empresas un programa de prevención y detección de la corrupción, que incluye una cartografía de riesgos, un código de conducta, un dispositivo de alerta, etc.
• FCPA (Estados Unidos): Foreign Corrupt Practices Act, criminaliza la corrupción de agentes públicos extranjeros.

Normas ISO y referenciales internacionales

• ISO 37001: sistema de gestión anticorrupción, que cubre la política anticorrupción, la formación de los empleados, el reporting y la auditoría interna.
• OCDE: convenio sobre la lucha contra la corrupción, recomendaciones para el gobierno corporativo.
• ONU: Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción.

Carta de Relaciones Proveedores y Compras Responsables

• En Francia, esta carta tiene como objetivo promover relaciones equilibradas y transparentes entre mandantes y proveedores, con una parte dedicada al respeto de las reglas de deontología y ética.

Estándares sectoriales

• En ciertos sectores (farmacéutico, defensa, construcción, etc.), códigos específicos pueden exigir niveles de exigencia reforzados en términos de ética y cumplimiento.

Factores clave de éxito para una iniciativa ética y de cumplimiento exitosa

1. Apoyo y ejemplaridad del top management

• La dirección debe encarnar los valores de ética y cumplimiento, y sancionar sin ambigüedad los comportamientos desviados.
• El impulso de los dirigentes es esencial para dar credibilidad al enfoque y movilizar a todos los equipos.

2. Cultura de la ética y de la transparencia

• Los colaboradores deben sentirse libres de expresarse y de señalar las prácticas ilícitas o contrarias a los valores de la empresa.
• Los mecanismos de reconocimiento (recompensas, promociones) pueden fomentar las actitudes ejemplares.

3. Formación y sensibilización continua

• Compradores, prescriptores y managers deben estar formados en los aspectos jurídicos, los métodos de detección del fraude, las reglas de regalos y hospitalidad, etc.
• Las actualizaciones regulares son necesarias para seguir la evolución de las normativas y de los riesgos.

4. Gobierno y controles internos sólidos

• Procedimientos claros, una trazabilidad de las operaciones y auditorías regulares garantizan un mejor control de los riesgos.
• Las responsabilidades deben estar claramente definidas y coordinadas (Compliance officer, dirección jurídica, dirección de Compras, etc.).

5. Compromiso con los proveedores

• Implicar a los proveedores en el enfoque, presentarles las políticas éticas y las obligaciones legales, y ayudarles a mejorar competencias si es necesario.
• Medir regularmente su nivel de cumplimiento e instaurar planes de acción correctivos o un desenganche en caso de incumplimiento grave.

En resumen

Los retos de ética y cumplimiento en la función Compras revisten una importancia estratégica, tanto para preservar la reputación de la empresa como para garantizar su desempeño a largo plazo. Los riesgos de corrupción, fraude o conflictos de intereses pueden tener consecuencias mayores, pero pueden ser controlados gracias a una cultura de integridad, procesos robustos y un pilotaje riguroso.

Para los profesionales y estudiantes de la función Compras, es esencial:

• Conocer las principales normativas (Sapin II, FCPA, UK Bribery Act) y las normas ISO (ISO 37001).
• Dominar los dispositivos de prevención (código de conducta, cartografía de riesgos, canales de alerta, auditorías de cumplimiento).
• Desarrollar una cultura de transparencia y responsabilización (reporting, formación, comunicación regular).
• Integrar plenamente los aspectos éticos y reglamentarios en la relación con los proveedores, desde la selección a la contractualización pasando por el seguimiento del desempeño.

Apoyándose en estas buenas prácticas, la función Compras se convierte en un actor ineludible para difundir los valores de ética y cumplimiento en la organización y a lo largo de toda la cadena de suministro, creando así un entorno más justo, más transparente y más resiliente.