Estrategia y Política de Compras
La función Compras ocupa un lugar cada vez más estratégico en las empresas y las organizaciones públicas. Más allá de la simple negociación de precios, contribuye directamente al rendimiento global optimizando los costes, gestionando los riesgos y favoreciendo la innovación. En esta perspectiva, la elaboración de una estrategia y de una política de compras claras y estructuradas es esencial.
En este artículo, vamos a definir lo que abarcan la estrategia y la política de compras, explicar cómo alinearlas con la estrategia global de la empresa y presentar las principales etapas de su puesta en marcha, subrayando los retos clave para los profesionales y estudiantes de la función Compras.
¿Qué es una estrategia de compras?
La estrategia de compras designa la visión a largo plazo y las orientaciones principales que la organización quiere dar a su función Compras. Se basa en la estrategia de empresa y busca crear o reforzar una ventaja competitiva sostenible. Su elaboración incluye:
Un análisis profundo del contexto interno y externo: comprender los objetivos de la empresa, su posición en el mercado, las tendencias sectoriales, las evoluciones tecnológicas, regulatorias y societales.
La determinación de los ejes prioritarios: fijación de objetivos claros (reducción de costes, mejora de la calidad, innovación, resiliencia de la cadena de suministro, RSC, etc.).
La elección de las palancas de acción: por ejemplo la negociación, el recurso a alianzas, la innovación colaborativa, la digitalización de los procesos o la mejora del rendimiento de proveedores.
El objetivo principal de la estrategia de compras es orientar las decisiones y asignar los recursos para aportar un valor añadido duradero a la organización. Ofrece una hoja de ruta que permite responder a las necesidades internas (calidad, costes, plazos) y a las expectativas externas (responsabilidad societal, conformidad, imagen de marca).
¿Qué es una política de compras?
La política de compras constituye la declinación operativa de la estrategia de compras. Se materializa a menudo en forma de documentos marco, guías prácticas y procedimientos destinados a enmarcar las actividades cotidianas de la función Compras.
Las reglas de conducta y los principios de gobernanza
Reglas éticas, lucha contra la corrupción, respeto de la conformidad regulatoria
Procesos de validación de contratos y delegaciones de poder
Criterios de responsabilidad societal y ambiental en la selección y evaluación de proveedores
Las metodologías y herramientas de pilotaje
Procedimientos de consulta y de licitación
Matrices de evaluación y de análisis (TCO – Total Cost of Ownership, análisis de riesgos, etc.)
Herramientas de reporting e indicadores de rendimiento (KPI)
Los estándares de rendimiento y de calidad esperados
Objetivos de reducción de costes, respeto de los plazos de entrega, dominio de los riesgos
Exigencias en materia de calidad de productos y servicios
Nivel de compromiso esperado con la RSC
La política de compras se aplica al conjunto de los equipos implicados (compradores, prescriptores internos, mánagers) y vela por garantizar la coherencia y uniformidad de las prácticas.
¿Por qué la estrategia y la política de compras son cruciales?
Alineamiento con la estrategia global: las Compras deben apoyar la visión y la misión de la empresa. Sin alineamiento, existe un riesgo de dispersión de esfuerzos y de contradicción entre las prioridades de la dirección y las acciones llevadas a cabo por los equipos de Compras.
Creación de valor y competitividad: una buena estrategia de compras contribuye a la optimización de costes, pero también a la búsqueda de nuevos yacimientos de valor (co-innovación, I+D proveedor, etc.). Participa directamente en la competitividad de la organización.
Dominio de los riesgos: la función Compras es una palanca esencial para identificar y reducir los riesgos vinculados a la cadena de suministro, ya sean financieros (variación de precios), regulatorios (no conformidad) u operativos (rupturas de suministro).
Contribución a la RSC: las compras responsables se han convertido en un reto mayor. Una estrategia y política de compras estructuradas permiten establecer criterios ambientales y sociales en la selección y gestión de proveedores.
Pilotaje y rendimiento sostenible: una política de compras rigurosa define indicadores de rendimiento (calidad, respeto de los plazos, satisfacción de los clientes internos, etc.) y contribuye a la mejora continua.
Las etapas de elaboración de una estrategia de compras
Análisis de la situación (Diagnóstico)
Estudio de mercado: comprender la dinámica competitiva, las tendencias de precios, las innovaciones tecnológicas.
Cartografía de los gastos internos: identificar las familias de compras, su criticidad, el nivel de gasto, los riesgos asociados (matriz de Kraljic, por ejemplo).
Evaluación de los proveedores clave: analizar su rendimiento, su dependencia y su estabilidad financiera.
Definición de los objetivos
Objetivos financieros: reducción de costes, mejora de los márgenes, optimización del BFR (Necesidad de Fondo de Maniobra).
Objetivos operativos: aseguramiento del suministro, respeto de los plazos, calidad de productos/servicios.
Objetivos RSC: integración de criterios éticos, societales y ambientales.
Estos objetivos deben ser SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas, Temporalmente definidos) para ser pertinentes y facilitar el pilotaje.
Elección de las estrategias y de las palancas de acción
Category Management: agrupar y gestionar las compras por categorías, teniendo en cuenta su criticidad y sus retos respectivos.
Sourcing Estratégico: privilegiar el sourcing internacional, local o dual según las limitaciones del mercado y la estrategia de empresa (Consultar Sourcing Estratégico y Consultas de Compras).
Negociación y contractualización: adaptar la postura de negociación (cooperativa o competitiva) según la tipología de proveedores y los resultados esperados.
Innovación de proveedores: establecer alianzas, comités de innovación, programas de co-desarrollo.
Puesta en marcha de la gobernanza y de los recursos
Organización de la función Compras: clarificar los roles y responsabilidades, estructurar el equipo (centralización vs descentralización), definir los procesos internos (Consultar Organización y Gobernanza de Compras).
Pilotaje y herramientas: desplegar sistemas de información Compras (S2P, P2P, e-Sourcing) y cuadros de mando para seguir los indicadores de rendimiento.
Formación y competencias: desarrollar las competencias de los compradores, reforzar el conocimiento del mercado y el dominio de las herramientas digitales.
Seguimiento, medición y ajuste
Pilotaje continuo del rendimiento: definir KPI pertinentes (ej. savings realizados, OTIF – On Time In Full, tasa de no-calidad, etc.) y verificar regularmente el cumplimiento de los objetivos.
Gestión de riesgos: ajustar la estrategia en función de las evoluciones macroeconómicas, las limitaciones regulatorias o el rendimiento real de los proveedores.
Mejora continua: fomentar el intercambio de buenas prácticas, la vigilancia tecnológica y la adaptación permanente de la política de compras para mantener su pertinencia.
Los factores clave de éxito
Implicación de la dirección general: el apoyo de la dirección es indispensable para movilizar los recursos adecuados y validar las orientaciones estratégicas.
Cultura de empresa y transversalidad: las Compras colaboran con numerosos departamentos (Producción, I+D, Calidad, Finanzas, etc.). Una comunicación fluida y una cultura de empresa orientada al « cliente interno » son esenciales.
Dominio de las herramientas digitales: la digitalización de la función Compras (e-Sourcing, P2P, analytics) permite automatizar las tareas de bajo valor añadido y concentrarse en el pilotaje estratégico.
Gestión proactiva de los riesgos: identificar previamente los riesgos (rupturas, dependencias, conformidad) y elaborar planes de contingencia.
Medición del rendimiento y mejora continua: poner en marcha un enfoque de pilotaje integrado, reevaluar los objetivos y los planes de acción de forma regular.
La estrategia de compras y la política de compras constituyen dos pilares fundamentales para estructurar la función Compras y maximizar su contribución al rendimiento de la empresa. Mientras que la estrategia fija una orientación global y objetivos a largo plazo, la política precisa las modalidades operativas y asegura la coherencia de las prácticas cotidianas.
Para los profesionales y los estudiantes de la función Compras, es crucial dominar estos conceptos para:
Comprender cómo alinear las Compras con la visión y la misión de la empresa.
Saber declinar la estrategia en objetivos concretos y planes de acción.
Implantar procesos y herramientas adaptados para pilotar eficazmente la función.
Velar por una integración creciente de los principios de responsabilidad societal y ambiental.
En definitiva, una estrategia y una política de compras bien diseñadas y desplegadas permiten pasar de un rol puramente operativo a un rol verdaderamente estratégico, creador de valor y de innovación, asegurando al mismo tiempo el dominio de los riesgos y la satisfacción de las partes interesadas internas y externas.
