Category Management

Le Category Management est un pilier essentiel de la fonction Achats moderne. Il consiste à segmenter les dépenses de l’entreprise en familles (ou « catégories ») homogènes afin de définir des stratégies adaptées à chaque segment, en tenant compte de leur importance stratégique, de la dynamique du marché et des besoins internes. Plus qu’une simple approche de regroupement des achats, le Category Management vise à générer de la valeur sur l’ensemble du cycle de vie des produits et services, en s’appuyant sur une connaissance fine du marché et sur une collaboration renforcée avec les prescripteurs internes et les fournisseurs.

Dans cet article, nous allons définir les principes du Category Management, expliquer son importance et décrire les différentes étapes pour le mettre en œuvre. Nous verrons également quels sont les facteurs clés de succès et les bénéfices attendus, tant pour l’entreprise que pour les professionnels de la fonction Achats.

Qu’est-ce que le Category Management ?

Le Category Management consiste à piloter les achats non plus de manière purement transactionnelle (achat au fil de l’eau, négociation au coup par coup), mais selon une approche stratégique et transversale, en regroupant les produits et services par catégories cohérentes. Chaque catégorie est gérée comme un « mini-business » avec ses objectifs, son analyse de marché, ses risques et ses opportunités.

Les catégories peuvent être constituées selon différents critères :

  • Typologie de produits/services : par exemple, les achats de marketing, d’informatique, de matières premières, de services généraux, etc.
  • Marchés fournisseurs : sourcing local, national, international.
  • Enjeux stratégiques : criticité de la catégorie, impact sur la chaîne de production, risques réglementaires ou environnementaux.

Cette segmentation permet une meilleure visibilité sur les dépenses, une meilleure compréhension des marchés et, in fine, l’élaboration de stratégies différenciées pour optimiser la création de valeur, la maîtrise des coûts et la gestion des risques.

Pourquoi le Category Management est-il important ?
  1. Optimisation des coûts : En regroupant les dépenses par catégorie, les entreprises peuvent mutualiser leurs volumes et bénéficier de leviers de négociation plus importants. Elles sont aussi en mesure de travailler sur la réduction du TCO (Total Cost of Ownership) et la rationalisation du panel fournisseurs.
  2. Approche stratégique : Le Category Management encourage une analyse approfondie de chaque catégorie (marchés, tendances, innovations, risques) afin de construire une stratégie d’achat adaptée. Cela favorise la création de valeur au-delà de la simple réduction des coûts.
  3. Collaboration renforcée : Les Category Managers collaborent étroitement avec les prescripteurs internes (Marketing, Production, IT, etc.) et les fournisseurs. Cette transversalité permet de mieux comprendre les besoins et de développer des solutions innovantes ou sur mesure.
  4. Maîtrise des risques : En identifiant clairement les catégories critiques et en analysant la dépendance vis-à-vis de certains fournisseurs, le Category Management permet d’anticiper et de mieux gérer les risques (rupture, non-conformité, volatilité des prix, etc.).
  5. Amélioration continue : Grâce au suivi régulier de la performance et à l’analyse des évolutions du marché, le Category Management s’inscrit dans une logique d’amélioration continue et d’innovation partagée avec les partenaires fournisseurs.
Les étapes clés du Category Management

La mise en œuvre d’une démarche de Category Management peut varier selon les entreprises, mais on retrouve généralement les étapes suivantes :

  1. Définir le périmètre de la catégorie
  • Identifier et regrouper les produits/services en fonction de leur nature, de leurs usages ou de leurs fournisseurs.
  • Cartographier les dépenses associées (volumes, dépenses historiques, budgets prévisionnels).
  • Clarifier les enjeux stratégiques (critique, réglementaire, innovation, etc.).
  1. Analyser la situation interne et externe
  • Diagnostic interne : comprendre les besoins des prescripteurs, la qualité des spécifications, les contraintes logistiques, etc.
  • Analyse de marché : évaluer la structure du marché fournisseurs (concurrents, niveau de concentration), les tendances de prix, les innovations technologiques.
  • Évaluation des risques : identifier les risques potentiels (dépendance à un fournisseur, volatilité des matières premières, etc.) et déterminer leur impact.
  1. Définir la stratégie de la catégorie
  • Objectifs stratégiques : déterminer les priorités (réduction des coûts, amélioration de la qualité, innovation, RSE, etc.).
  • Leviers d’optimisation : massification, standardisation, développement de partenariats, sourcing alternatif, etc.
  • Allocation des ressources : désignation d’un Category Manager et/ou d’une équipe dédiée, pilotage budgétaire, outils de suivi.
  1. Mettre en œuvre les plans d’actions
  • Négociation et contractualisation : définir des stratégies de négociation adaptées (contrats pluriannuels, contrats-cadres, etc.), établir des SLAs (Service Level Agreements).
  • Gestion du panel fournisseurs : rationaliser et hiérarchiser les fournisseurs (fournisseurs stratégiques, critiques, de niche, etc.).
  • Coordination interne : mettre en place des actions transverses avec les prescripteurs (ex. revoir le cahier des charges pour favoriser la standardisation ou l’éco-conception).
  1. Piloter la performance et évaluer les résultats
    • Suivi des indicateurs clés (KPI) : économies réalisées, respect des délais, qualité, taux de service, impact RSE, etc.
    • Contrôle des risques : évaluation continue des risques fournisseurs et marché.
    • Amélioration continue : ajustement régulier de la stratégie de catégorie et partage des bonnes pratiques avec les parties prenantes internes et externes.
Les rôles et responsabilités dans le Category Management
  1. Category Manager :
    • Pilote la stratégie de la catégorie (définition, mise en œuvre, suivi).
    • Analyse le marché, anticipe les tendances et noue des partenariats avec les fournisseurs.
    • Collabore avec les prescripteurs internes pour comprendre leurs besoins et les faire évoluer.
    • Suit la performance (KPI) et met en place les actions correctives.
  2. Acheteurs :
    • Appuient le Category Manager dans le sourcing, la négociation et la contractualisation.
    • S’assurent de la bonne exécution des contrats et de la satisfaction des prescripteurs.
    • Contribuent à l’amélioration continue des processus et des outils.
  3. Prescripteurs internes :
    • Expriment leurs besoins, valident les spécifications et participent à la sélection des fournisseurs.
    • Suivent la performance opérationnelle (qualité, délais).
    • Travaillent de concert avec le Category Manager pour optimiser la catégorie (innovation, standardisation, réduction des coûts, etc.).
  4. Direction Achats / CPO :
    • Définissent la vision globale, veillent à l’alignement avec la stratégie d’entreprise.
    • Arbitrent les priorités budgétaires et les ressources allouées.
    • S’assurent de la cohérence entre les différentes catégories et encouragent la transversalité.
Les outils et méthodes pour le Category Management

Pour mener à bien le Category Management, plusieurs outils et méthodes sont à la disposition des professionnels Achats :

  • Matrice de Kraljic : aide à segmenter les achats en fonction de leur impact sur les profits et de la complexité du marché (achats stratégiques, leviers, critiques, non-critiques).
  • Analyse ABC / Pareto : permet d’identifier les catégories qui représentent la majeure partie des dépenses ou des volumes.
  • Analyse du TCO (Total Cost of Ownership) : évalue l’ensemble des coûts directs et indirects associés à un produit ou service sur tout son cycle de vie.
  • Veille technologique et benchmarking : compare les pratiques internes et externes, suit les tendances du marché.

Outils de pilotage digitaux (e-Sourcing, e-Procurement, solutions de Spend Analysis) : automatisent la collecte et l’analyse des données, facilitent la comparaison des offres

Facteurs clés de succès du Category Management
  1. Alignement stratégique : la démarche doit être soutenue par la direction générale et intégrée dans la stratégie globale de l’entreprise.
  2. Expertise et formation : le Category Manager doit disposer d’un solide bagage en analyse de marché, négociation, gestion de projets et animation transversale.
  3. Collaboration avec les prescripteurs : impliquer les opérationnels et les utilisateurs finaux dès la phase de définition du besoin pour assurer une adhésion forte.
  4. Pilotage par la performance : définir des indicateurs pertinents (coût total, qualité, délais, RSE, innovation) et les suivre régulièrement pour ajuster la stratégie.
  5. Gestion proactive des risques : anticiper les évolutions du marché, la volatilité des prix et la dépendance à certains fournisseurs.
  6. Amélioration continue : réévaluer périodiquement la stratégie de chaque catégorie en fonction de l’évolution des besoins internes, des tendances de marché et de la conjoncture économique.
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Bénéfices attendus

Une bonne mise en œuvre du Category Management apporte de nombreux avantages :

  • Création de valeur : au-delà des économies, une stratégie de catégorie bien conçue favorise l’innovation, la qualité et le service.
  • Meilleure visibilité sur les dépenses : la segmentation facilite l’analyse des coûts et la priorisation des actions.
  • Développement de partenariats gagnant-gagnant : en travaillant de manière collaborative avec les fournisseurs, l’entreprise peut bénéficier d’idées novatrices et de processus plus efficaces.
  • Réduction des risques : une gestion proactive de la catégorie permet d’anticiper les ruptures, les non-conformités et les fluctuations de prix.
  • Renforcement de la fonction Achats : le Category Management confère un rôle plus stratégique aux acheteurs, valorisant leur contribution auprès de la direction et des parties prenantes.
En résumé

Le Category Management est une approche stratégique et transversale de la gestion des achats, qui vise à optimiser la création de valeur tout en maîtrisant les coûts et les risques. Grâce à une segmentation pertinente des familles d’achats et à une analyse approfondie du marché, cette démarche permet de définir et de mettre en œuvre des plans d’actions ciblés, pour chaque catégorie, en étroite collaboration avec les prescripteurs et les fournisseurs.

Pour les professionnels et les étudiants de la fonction Achats, la maîtrise du Category Management est devenue un atout indispensable, car elle ouvre la voie à une vision plus stratégique et créatrice de valeur. En s’appuyant sur des méthodes solides (matrice de Kraljic, TCO, Spend Analysis) et sur une organisation adaptée (Category Managers, comités transverses, outils digitaux), les entreprises peuvent significativement améliorer leur compétitivité, leur résilience et leur performance globale.